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Comment faire une planification efficace ?

Méthodes de planification

Voici une méthode efficace de planification, il s'agit du diagramme de Gantt, outil très utilisé en gestion de projet pour la planification. Il est l'une des méthodes les plus pratiques.

L'ayant utilisée chez des clients grands comptes à chaque mission, je vais vous la présenter.

Vidéo sur la planification avec le diagramme de Gantt


L'histoire de Monsieur Gantt

Le premier diagramme de Gantt ne fut pas créé par celui que vous pensez, mais par un chercheur polonais Karol Adamiecki en 1890.

C'est plus tard que M Gantt, Henry de son prénom, un ingénieur américain et consultant en management, se l'approprie et l'adapte sous son nom. C'est cette version qui devint connue en occident. De nos jours, l'informatique nous permet de modifier en un instant une étape du diagramme, ce qui ne fût pas le cas à l'époque, il s'agissait de tâche chronophage pour tout changement.

 

Principe du diagramme de Gantt pour la planification

C'est une représentation graphique des tâches à effectuer dans le temps avec une relation entre elles (s'il y en a) et l'affectation des personnes aux tâches.

Il y a donc plusieurs éléments, regardons d'abord les dépendances :

Par exemple, vous devez ouvrir un compte en banque pro pour votre création d'entreprise ce qui nécessite de planifier un rendez-vous dans une banque. Ensuite, seulement, vous pourrez déposer l'argent du capital. Il y a donc une dépendance entre ses deux tâches.

Autre exemple : vous devez créer votre site web, cela se découpera en plusieurs tâches. Pour n'en citer qu'une partie

  1. Choisir un nom de domaine ;
  2. Choisir un hébergeur ;
  3. Ouvrir un compte chez un hébergeur ;
  4. Définir la structure du site ;
  5. Créer le site web;
  6. Publier le site.

Dans cette liste de tâches, vous avez la tâche 6 qui nécessite la fin des autres, tout comme la tâche 3 nécessite la fin de la 2. Mais vous pouvez commencer quand vous voulez la 4 (définir sur papier votre structure de sites, les pages, menus, etc.)


Il y a d'autres éléments comme le type de tâches, la date de début et de fin ou la durée d'une tâche. Le regroupement de tâche qui représentera des étapes clé du projet, comme par exemple :

  • Formalité de création :
    • Choix des statuts juridiques
    • Écrire les statuts
    • Publication dans un journal d'annonce légale
    • Ouvrir un compte en banque pro
  • Définition du produit :
    • Étude de marché
    • Business model
  • Financement :
    • Business plan
    • Monter un dossier
    • Rendez-vous dans différentes banques
    • Préparer le pitch / présentation

 

Avantages du diagramme de Gantt pour la planification 

Le diagramme de Gantt permet de mettre en valeur la durée d'exécution des tâches avec leurs dépendances afin de voir le planning complet du projet.

Il permet de pouvoir affecter des ressources humaines par exemple sur des tâches précises à des moments précis.

  • Cela permet de voir les tâches que l'on peut paralléliser ;
  • On peut voir les tâches critiques dont d'autres en dépendent ;
  • Cela permet de voir la flexibilité dans le temps sur certaines étapes. En effet un planning initial change toujours au cours du projet, il faut donc toujours prévoir de la marge. Le diagramme de Gantt vous permet de mieux planifier avec ses filets de sécurité.

 

Inconvénients du diagramme pour planifier

Cela demande de prendre du temps pour faire le diagramme, un logiciel idéalement dont il faudra s'acquitter des droits d'auteur sous forme de licence (bien souvent).

 

Exemple d'outil d'aide à la planification avec un diagramme de Gantt

Le plus connu, je pense est celui de Microsoft Office, "MS Project". C'est un outil de gestion de projet pour faire vos plannings avec un diagramme de Gantt.

planification de projet

Avantages de l'outil de gestion de projet

Célèbre outil donc vous trouverez des tutoriels, un lien pour l'acheter en bas de l'article. Cet outil est connu et très utilisé en entreprise. Il existe sous forme de logiciel à installer mais aussi d'outil en ligne avec "Office 365".

Inconvénients de l'outil 

  • Le principal inconvénient est sa prise en main. En effet, il n'est pas difficile, mais il faut comprendre le fonctionnement, les raccourcis, etc. Comme stipulé plus haut, vous trouverez des tutoriels sur Internet.
  • Le second inconvénient est qu'il faut acheter le produit soit comme le pack Office soit par abonnement comme Office365. En effet, ce logiciel ne fait pas partie du pack Office de Microsoft contenant Word, Excel. Donc si vous avez déjà acheté le pack Office…Vous ne l'aurez toujours pas 🙁

Comment créer un planning avec cet outil ?

  1. Définir les dates de début et dates butoirs.
  2. Lister l'ensemble de vos étapes.
  3. Lister les tâches inhérentes à chaque étape.
  4. Définir la durée de chaque tâche.
  5. Dresser la liste des ressources.
  6. Créer les liaisons (dépendances) entre vos tâches.
  7. Définir les contraintes des tâches si nécessaires.
  8. Assigner les ressources aux tâches.
  9. Analyser votre planning et remonter des alertes à qui de droit (délai dépasser etc.).

 

Exemple de planning avec MS Project

planification

La planification nécessite méthode(s) et outil(s)

Pour gérer sereinement vos projets et maîtriser son état d'avancement, il vous faut impérativement une planification avec une méthode voir des outils. Nous venons de voir le diagramme de Gantt qui avec le logiciel MS Project vous permet de lister l'ensemble de vos tâches, de voir vos jalons, les dépendances entres les actions à prévoir ainsi que l'affectation des ressources et la durée de tâches, étapes et du projet plus globalement.


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