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productivité par Pareto

La loi du moindre effort

Nous sommes tous occupés, nos activités sont de plus en plus nombreuses, mais notre temps, lui, est limité.

Nous sommes par conséquent tous débordés, nous voudrions pouvoir en faire plus, mais même avec des listes de tâches, nous avons toujours des éléments qui ne seront pas faits et que nous devrons supprimer et abandonner, voir remettre encore à plus tard.

Nous devons aller travailler, s’occuper des enfants, les déposer à l’école, aller à la salle de sport, boire un verre en fin de journée avec nos proches, faire des courses, s’occuper de chez soi et faire avancer ses projets ! Impossible en une seule journée, ni même un jour sur deux ou de trouver une fréquence adaptée à tous nos objectifs.

Voilà pourquoi il faut faire des choix, afin d’en faire moins tout en minimisant le ressentit. Avec ce que nous allons voir vous pourrez en faire moins tout en obtenant d’avantage !

5 étapes pour appliquer la loi du moindre effort

01 Explication du principe de Pareto en 20 exemples

Qui est Pareto ? Quel principe a-t-il mis en avant ?

20 exemples aussi bien dans un cadre professionnel que personnel pour comprendre et chercher.

02 Combinez plusieurs outils pour être plus précis et moins radical

Pour mieux pouvoir optimiser, il faut prendre en compte un champs plus large que le simple 80/20. Ajouter un modèle en 3 catégories vous le permettra. C'est ce que nous verrons dans cette partie.

03 Pour aller plus loin dans l’optimisation sans omettre d’éléments

Ajoutons un autre élément pour perfectionner ses outils sans le moindre effort. Avec celui-ci, vous aurez une vue d'ensemble et pourrez plus facilement et sans aucun doute réduire ce qu'il faut et augmenter ce qui vous sera bénéfique.

04 Comment créer un diagramme de Pareto pour faire ressortir les éléments à optimiser ?

Cas pratique pour faire ressortir les indicateurs vus précédemment de façons visuelle et chiffrée.

05 Cas pratique : méthode d’analyse pour optimiser ses tâches et son temps

Avant d'apporter du changement sur son emploi du temps, ses activités, il faut s'analyser. Voici un exercice pratique pour collecter les informations pertinentes qui vous permettront d'analyser et prendre des décisions avec les outils.


1. Explication du principe de Pareto en 20 exemples

M. Pareto était un économiste dont vous avez sûrement déjà entendu parler. Sa théorie des 80/20, explique que 20 % des personnes possèdent 80 % des richesses. Appelé aussi la loi de Pareto, nom de son fondateur Italien, "Vilfredo Pareto", économiste né en 1848 en Italie, décédé en 1923.

loi de Pareto

Il a vu que ce principe s’appliquait dans plusieurs domaines, bien au-delà de ses recherches sur l'économie. En effet, il a analysé les données économiques en Italie puis sur toute l'Europe, et a remarqué des points commun. Comme par exemple, que 80 % des terres appartiennent à 20 % de la population. Il a donc arrondi et généralisé les chiffres pour arriver à 80/20.

En bref, on peut dire par extension, que 20 % des causes produisent 80 % des résultats, et utiliser cette proportion afin de faire des découpes et optimiser ses activités.

Voyons ensemble des cas pratiques dans le domaine professionnel puis personnel.

La loi de Pareto dans tous ses états en 20 exemples

  1. 1
    En informatique : premier exemple pour vous montrer que le principe de Pareto s'est étendue dans tous les métiers, tous les domaines de la vie, voici le premier : en système, le service DHCP qui délivre une adresse IP à un ordinateur, utilise la technique du 80/20. Pour des raisons de redondance en cas de panne du système, il existe un mécanisme par défaut qui permet d'équilibrer la charge sur 80 % d'un côté et 20 % de l'autre.
  2. 2
    En gestion de projet : un projet avancé à hauteur de 80 % peut être considéré comme quasi terminé, vous pouvez passer sur un autre projet. Technique évoquée par un salarié de Microsoft !
  3. 3
    Productivité : 20 % de vos efforts fournissent 80 % de vos résultats. Donc vous pouvez chercher ce qui apporte plus de résultats pour vous concentrer sur ces 20 % et réduire le reste. 
  4. 4
    Productivité : 20 % de nos tâches constituent 80 % de la valeur produite. Éliminez les tâches qui apportent moins. Posez-vous cette question : où va 80 % de votre temps ? Répondez à cette question et ensuite commencez à réduire vos tâches pour vous concentrer sur l'essentiel, le plus important vous fera avancer plus vite. Ceci est un hack de productivité imparable et à appliquer d'urgence si ce n'est pas déjà le cas.
  5. 5
    Optimisation de son Chiffre d'Affaire : qui sont les 20 % de vos clients qui vous rapportent 80 % de votre CA ? Revoir son portefeuille clients et catalogue produits. Dissuadez les mauvais clients. Exemple : proposez Western Union pour toucher plus de clients et arrêtez les produits les moins rentables pour investir davantage sur les meilleures ventes.
  6. 6
    Client : 20 % de vos clients vous prennent 80 % de votre temps. Donc réduisez votre portefeuille client.
  7. 7
    To Do list : si vous avez une liste de 10 choses à faire, 2 de ces choses rapporteront autant, sinon plus, que l’ensemble des 8 autres. Donc, avant d’accomplir une tâche, demandez-vous si celle-ci fait partie des 20 % en haut de la liste ou des 80 % plus bas.
  8. 8
    Portefeuille client : 20 %  
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    Industrie : (dans cet exemple, nous allons voir une autre proportion, le principe général de 80/20 peut parfois être étendu à 90/10 ou autre) 30 % des visiteurs peuvent laisser 70 % des commentaires. Et 1 % des clients peuvent apporter 95 % des ventes.
  10. 10
    Productivité Française : 20 % des salariés produisent 80 % du travail. Vu dans un article : 10 % faisait 100 % et les autres ne changeraient rien.
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    Recherche d'emploi : 20 % de vos expériences doivent vous apporter 80 % de vos compétences, alors mettez-les en valeur ! Changez votre CV tout de suite et appliquez ce principe. 
  12. 12
    Lecture : 20 % des lecteurs lisent 80 % des livres vendus. Idée suite à cette constatation : pourquoi ne pas faites de l'affiliation sur les livres ? Voir notre article sur l'affiliation pour plus d'information.
  13. 13
    Communication : 20 % des mots que vous connaissez suffisent à vous exprimer dans 80 % des cas. Rien ne vous empêche d'en apprendre davantage 🙂
  14. 14
    Quotidien : 20 % de votre journée vous apporte 80 % de vos résultats. Comment allez-vous pouvoir gagner du temps et optimisez vos résultats ? Arrêter de travailler 80 % du temps ??
  15. 15
    Accident de la route : 20 % des conducteurs provoquent 80 % des accidents. Quelle conclusion tirez-vous de cela ?
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    Médecine : 20 % des maladies prennent 80 % du temps aux médecins généralistes. Que faire ?
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    Maison : 20 % de votre garde-robe est mise 80 % du temps. Osez faire de la place, vous pouvez faire des dons ou revendre sur Internet...
  18. 18
    Quotidien : 80 % des problèmes sont superflus. La solution est de sélectionner l’essentiel qui vous apporte du bien-être et de laisser le reste.
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    Réseaux sociaux : 20 % des visiteurs d'un site ou d'un blog, laissent 70 % des commentaires. 

2. Combinez avec d'autres outils pour être plus précis et moins radical

Si vous n'avez pas le temps, voici quelques conseils pour mettre en place cette théorie

  • Appliquez la loi du moindre effort dans votre quotidien professionnel, mais aussi personnel.
  • Planifiez en priorité les 20 % d’activités qui contribuent à 80 % de vos résultats.
  • Déléguez ou supprimez les tâches de moindres valeurs voire inutiles.
  • Réduisez le temps consacré à certaines tâches (raccourcissez vos processus, simplifiez vos outils).
  • Allégez-vous le plus possible pour récupérer du temps, de l’espace, des relations.

Avant

Après 

Les 20 % doivent prendre plus de place et donc plus de temps, et tous les autres postes de dépenses de temps doivent tous être réduits.


S'il vous reste un peu plus de temps, alors allons plus loin

Le principe de Pareto ne prend en compte que la frontière 80/20 soit la zone des 20 % la plus efficace.

Concernant les 80 % restant, il y a une forte probabilité que vous puissiez faire une distinction de cette masse et la diviser pour une analyse plus fine. 

Il faut donc définir des catégories intermédiaires. Afin de prendre en considération, l’ensemble des catégories intermédiaires, utilisez le modèle ABC en découpant vos ressources en 3 groupes distincts plutôt que 2 (la zone des 80 % et la zone des 20 %). 

Nous allons catégoriser en fonction du chiffre d’affaire :
  • Catégorie A : pour les 20 % qui amènent 80 % du CA (chiffres d’affaires)
  • Catégorie B : les 30 % de clients qui amènent 15 % > du CA zone à risque.
  • Catégorie C : les 50 % de clients qui amènent 5 % du CA

Ainsi, vous avez 3 catégories au lieu de 2, cela vous permet de prendre des décisions d’optimisation moins radicale et plus facilement en ayant une meilleure vision de l’ensemble de votre activité.


03 Pour aller plus loin dans l’optimisation sans omettre d’éléments

Il y a une exception à la règle des 80/20 !

Repartir le CA de l'entreprise sur l'ensemble des produits notamment biens particuliers qui représentent une bonne part du CA, faible taux de ventes, mais du CA élevé.

Un libraire ne peut pas se permettre, car il doit avoir du stock ce qui est conséquent. Contrairement aux e-commerces. Par exemple, "Amazon" utilise bien ce principe dit "longue traîne" avec une quantité immense de références.

Donc il ne faut pas forcément se concentrer seulement sur les 20 %. C’est ce qu’on appelle la longue traîne.

En statistique, la queue ou traîne d'une loi de probabilité correspond à la portion éloignée de la « tête ». Une loi de probabilité est dite à longue traîne si une plus grande partie de la loi est contenue dans sa traîne par rapport à celle de la loi normale. Une loi à longue traîne est un cas particulier de lois à queue lourde.

Appliquée en économie, l'expression longue traîne est connue du grand public pour désigner la stratégie de vendre une grande diversité de produits, chacun en petite quantité. Cette expression a été popularisée, en 2004 [...] présente des entreprises telles qu'Amazon ou Netflix, comme des exemples d'application de cette stratégie.


04 Comment créer un diagramme de Pareto pour faire ressortir les éléments à optimiser ?

diagramme de pareto

Il faut classer vos données, par exemple vos listes de clients, variables comme montant achat.

  1. 1
    Tout d'abord, vous avez deux colonnes avec les produits et les ventes par exemple. Classez la première par ordre décroissant.
  2. 2
    Ensuite, dans une troisième colonne, calculez le pourcentage des achats des clients par le CA total.
  3. 3
    Dans une quatrième colonne, calculez le pourcentage cumulé de chaque client additionnel  et des plus gros clients. L'ensemble donnera 100 %, une ligne de pourcentage cumulé.--> Vous verrez le seuil 80 %.
  4. 4
    Appliquez règle "ABC".
  5. 5
    Faire graphique 2 axes montant et pourcentage des ventes sinon ajouté histogramme
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    Tracer les courbes pourcentages.

Lien vers Microsoft Office pour faire un digramme de Pareto sous Windows ou Mac.

Dans une prochaine vidéo sur notre chaîne YouTube, vous verrez comment faire un diagramme de Pareto.


5. Cas pratique : méthode d’analyse pour optimiser ses tâches et son temps

Premièrement, il faut pouvoir analyser ses activités. Voici un exemple de tableau pour tracer ses tâches afin de les analyser pour optimiser son temps

Méthode d’analyse

Pour comprendre où passe notre temps, il faut l'examiner de façon factuelle afin de savoir comment nous le dépensons.

La meilleure façon de le faire et de lister toutes nos actions pour analyser ensuite. L'idéal serait de le faire sur une semaine entière, le cas échéant sur une journée type, qui reflète votre activité.

Renseignez le tableau à la fin de chaque tâche dont les pauses et interruptions. Voici un exemple :

(vidéo à venir sur la chaîne YouTube)

Phase d'analyse


  1. 1
    Comme un budget à gérer, saisissez votre temps au fur et à mesure de vos activités.
  2. 2
    Puis analysez quelques jours à une semaine.
  3. 3
    Une fois les anomalies détectées, nous pouvons agir sur elles et fixer des objectifs d’amélioration en appliquant les outils cités plus haut.
  4. 4
    Recommencez tous les trimestres ou semestres.
  5. 5
    Classez les événements par catégories.
  6. 6
    Cherchez ce qui peut être optimisé.
  7. 7
    Calculez le cumul des durées par catégories.
  8. 8
    Mesurez le temps passé sur des tâches mineures/essentielles. 
  9. 9
    Observez les interruptions, imprévus, déplacement, durée des séquences réalisées en continu : votre temps, est-il morcelé ?
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    Analysez les causes. Par exemple, trop de réunions, de mails, d’interruptions, de coup de téléphone.

Listez vos pistes d’amélioration :

- Délégation
- Réduction
- Refusez, sachez dire NON dans certains cas
- Revoir ses priorités
- Agissez et rentabilisez vos gains
- Choisissez les pistes dans votre liste et appliquez-y un objectif SMART (voir notre vidéo)

- Planifiez des tâches importantes dans le temps économisé.

- Standardisez
- Automatisez
- Recommencez tout le processus d’optimisation pour actualiser votre activité régulièrement.


Pour savoir comment analyser vos données, rendez-vous ci-dessous :


Conclusion

La mise en pratique de cette loi nécessite donc de se concentrer sur l'essentiel, de générer un gain de productivité sans faire plus, voire mieux, en faisant moins !  Bien sûr, cela dépend de son type d'activité, tous les métiers ne peuvent pas être optimisé comme nous le voudrions.

C'est pour cela qu'il faut combiner avec d'autres notions comme le modèle ABC, un diagramme et la longue traîne, il devient possible de faire un audit de son travail pour améliorer sa productivité.

On peut s'autoriser de rêver. Dans la pratique, le propre de l'homme et de notre société actuelle et de tout connaître, tout essayer, en faire un maximum et occuper tout son temps. Il n'est donc pas évident de parvenir au bout de son nouvel objectif d'appliquer le principe de Pareto.


Il est donc intéressant d'analyser les informations afin d'en ressortir un axe d'amélioration.
Mais les 20 % des tâches sur lesquelles vous allez vous concentrer d'avantage, ne signifie pas forcément de supprimer les 80 % autres. Peut-être juste de les mettre en priorité inférieure, optionnelle ou pour plus tard.

A votre productivité,


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