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7 pistes pour une meilleure organisation du travail

Comment mieux organiser son travail avec les changements que nous subissons ? Voici 7 pistes qui vont grandement améliorer votre organisation pour être plus efficace, mais surtout en restant zen. Inspiré du livre « S’organiser pour réussir » par Isabelle Aussant, et bien sûr ma propre expérience.

1. Commencez par prendre conscience de vos erreurs

Acceptez vos erreurs pour améliorer votre organisation au travail. Par exemple, j’accepte le fait que je ne suis jamais à l’heure, c’est un point que j’améliorerai avec la proximité du lieu de travail. En générale, c’est celui qui a le moins de temps de trajet qui arrive en dernier. Et encore, problème résolu depuis le confinement.

Un autre exemple récurrent, le fait d’avoir une to do list (liste de tâches) avec des actions plus vieille que votre job :p orphelins depuis de longues semaines ou mois.

Si vous ne prenez pas conscience de vos erreurs, alors il sera difficile de s’améliorer. C’est par nos erreurs que l’on apprend. Voici la première piste pour optimiser votre travail, et mieux l’apprécier.

Commencez par lister tous les points que vous pourriez déjà améliorer. Notez même ceux dont vous n’avez pas envie de changer. Avoir une liste sous les yeux permet de voir sous un autre angle. Cela vous permettra aussi d’accepter de garder de mauvaises habitudes, car vous allez en éliminer d’autres.

organisation au travail

2. Adaptez votre environnement

La seconde piste pour améliorer votre organisation au travail, est de soigner votre environnement. Attention, je ne parle pas seulement de propreté, bien que cela devrait être ajouté à la liste. Par pitié, nettoyez vos claviers, souris, ordinateurs, téléphones. Ce sont des sources de microbes, de poussières. En plus les souris et écrans tactiles fonctionneront mieux, vous verrez mieux également. Voyons ensemble les possibilités :

  1. 1
    Chassez les parasites : tel que le bruit, si ce n’est pas possible opter pour un casque anti bruit ou pour écouter de la musique. Ou tout simplement fermez les portes et les fenêtres ;
  2. 2
    Température de la pièce : agrémentez une température agréable pour vous, à défaut votre tenue vestimentaire ;
  3. 3
    Pensez ergonomie du poste : un siège à la bonne hauteur, un écran lumineux, une souris qui glisse correctement, un téléphone bien situé, pas trop loin avec combiné adapté (kit main-libre à proximité, casque…) ;
  4. 4
    Minimisez vos gestes : synonyme de perte de temps, d’énergie et de concentration (comme le téléphone et son kit main-libre proche) ;
  5. 5
    Rangez efficacement : afin de retrouver rapidement vos documents ou outils, sinon, vous reporteriez à plus tard ou, vous vous énerveriez, si vous êtes calme, vous aurez juste perdu du temps ;
  6. 6
    Personnalisez votre lieu de travail : il sera plus agréable d’avoir un lieu de travail qui vous ressemble, en restant minimaliste pour éviter la perte de concentration. Choisissiez des plantes plus que des photos par exemples ;
  7. 7
    Equipez-vous correctement : avoir les bons outils facilite grandement votre travail et votre humeur. Oubliez l’adage « il n’y pas de mauvais outils, il n’y a que des mauvais ouvriers ». Avec les meilleurs outils, vous ferez un travail sûrement plus rapide, peut être plus précis, plus propre. Prenons un exemple concret, nous pensons tous à l’écologie, donc nous avons banni les post-it et le papier. Néanmoins, vous pouvez encore en utiliser avec parcimonie pour améliorer votre efficacité. Achetez un tableau blanc, il en existe de toutes les tailles.

Nous en parlons davantage dans notre formation pour travailler à son compte. Avoir un classe document est important par exemple, tout comme le stylo et le papier à portée de main.

3. Réduisez le stress

Le stress est un tueur de bonne humeur et nous fait prendre de mauvais choix. Avoir une bonne organisation permet de limiter de s’écarter de notre ligne directrice de la journée.

Comment limiter son stress simplement ? Nous n’allons pas faire de la psychologie, juste des moyens de mieux s’organiser pour limiter le stress au travail.

1.

Ne répondez pas tout de suite aux e-mails pour dire que vous allez regarder et ensuite envoyer un second e-mail avec la réponse. Car vous aurez perdu du temps et vous aurez aussi fait perdre du temps à votre interlocuteur.

2.

Définissez des horaires pour consulter vos mails ex en arrivant, milieu de demi-journée et avant de partir. Voir notre article vidéo sur la méthode CAP.

Faite de même pour vos appels téléphoniques

3.

Avant vos appels, notez les éléments importants, les questions à poser, cela vous évitera d’en oublier

4.

Les classiques :

1) on en reparlera plus bas, mais dormez suffisamment.

2) on ne le dira jamais assez, l’activité physique aide à moins stresser. Entre deux activités de travail, marchez pour vous dégourdir les jambes par exemple.

5.

Placez vos stress dans vos 3 zones d’influences :

1ère zone, impact direct : à vous de jouer et de passer à l’action

2nde zone, influence plus loin : voir qui pourra vous aider pour influer sur votre problème, ne faites rien seul si vous ne pouvez pas, gardez votre énergie.

3è zone,  hors impact : comme un retard de train, une épidémie.... Ne pas stresser pas de pression inutile Regardez sans filtre émotionnel, vous ne pourrez rien y faire.

organisation au travail

4. Gagnez contre la procrastination

Avoir une bonne organisation de travail aide à moins procrastiner. C’est-à-dire, remettre à plus tard ce que vous devez faire maintenant. Et vice-versa, ne pas procrastiner, vous rend plus productif et vous aidera à respecter votre organisation. Très bien, mais comment faire si l’un et l’autre dépendent réciproquement d’eux ?

  1. Les tâches de votre liste que vous repoussez depuis des mois : supprimez-les de la liste, a priori, cela n’a pas de conséquence depuis le temps.
  2. Faites une tache rapide que vous repoussez en premier dans la journée, cela vous permettra d’avancer sur votre liste plus facilement et vous serez satisfait de votre journée.
  3. Faites de même si vous avez des taches Faciles.
  4. Sinon, pensez aux conséquences futures sur le fait de reporter à plus tard.
  5. Définissez-vous des objectifs, en ayant des objectifs cela vous donnera plus de motivation (voir notre article sur les objectifs)

5. Planifiez

Pour mieux travailler, il faut avoir une bonne organisation. Nous en avons tous une, allez-vous me dire. Certes, cependant, nous avons pour habitude de nous organiser en fonction de notre entreprise, qui elle, a adopté une organisation vieille de plusieurs décennies. Par exemple, les horaires 9 heures / 18 heures, qui provoquent des bouchons à ses fameuses heures de pointes, savez-vous que c’est juste un héritage de l’industrialisation, ce n’est donc pas si récent.

La seconde piste pour mieux organiser son travail est donc de planifier vos différents types de tâches en fonction de votre capacité à faire les choses. Par exemple, une forte concentration ne peut pas être obtenue à 14 h après le repas. Ou encore, il est désagréable d’avoir une réunion ou des appels téléphonique avant 10 heures du matin.

La chronobiologie vous aide pour définir les taches à définir en fonction du moment idéale de la journée. Certes, nous ne pouvons pas tout réorganiser quand nous travaillons en équipe, mais vos actions à faire seule, ou programmer une réunion, peut être optimiser.

En bref, notre organisme fonctionne avec des hauts et des bas. Les meilleurs moments d’efficacité sont entre 10 et 11h ainsi que 15h à 16h30 (pour la majorité). Pour trouver la vôtre, analysez vos journées ou allez directement voir notre guide sur la chronobiologie (disponible en version vidéo)

6. Établissez une hiérarchie parmi vos tâches

Avant de commencer quelque chose faites autre chose, comme disait Sénèque. Autrement dit planifiez vos taches en les hiérarchisant :

1.

Utilisez la matrice de Covey (voir notre article des priorités).

2.

Sinon utilisez la méthode ABCDE (voir le détail de la méthode ici).

3.

Sinon, annotez juste avec 3 niveaux d’importances vos tâches et faites d’abord le niveau le plus élevé.

4.

Faites une tâche jusqu’au bout avant de passer à autre chose.

5.

Décomposez les activités exigeantes et complexes en plus petites.

6.

Définissez le temps d'exécution pour chacune de vos tâches.

7.

Déléguez des tâches de moindre importances ou d’urgences (si vous le pouvez).

Pour aller plus loin, voir notre dossier sur la gestion du temps.

Que ce soit au format papier ou électronique, vous avez absolument besoin d’un agenda pour organiser votre travail. Savoir où l’on va est important pour avancer et surtout pour rectifier le tir au besoin. De plus, comme disait Einstein, notre cerveau n’est pas fait pour tout stocker et mémoriser, mais pour penser. Donc prenez note de vos idées, vos commentaires, vos rendez-vous (bien entendu). Ajoutez-y les informations pertinentes telles que les adresses de rendez-vous, contacts, rappel de l’objet du rdv, un commentaire pour rappel du dernier meeting sur le même sujet... Vous pourrez aussi l’utiliser pour analyser votre travail en notant les heures de débuts et de fins des tâches effectuées. Cela vous aidera pour estimer les prochaines taches similaires à planifier.

organiser son travail

Connaissez-vous le « bullet journal » ? Il s’agit d’un agenda dans lequel vous reportez aussi bien votre planning journalier, hebdo, mensuel, annuel. En plus de cela, vous ajoutez vos objectifs, vos idées, remarques, etc. Une sorte de carnet intime de la gestion 2 en 1 (voir plus).

7. Pour finir, le meilleur, votre corps et votre cerveau en ont besoin…

Nous le savons tous, cependant beaucoup négligent cela. Prenez des pauses et dormez suffisamment. J’ai remarqué depuis que je ne fume plus, que les non-fumeurs ne prennent pas toujours des pauses. Surtout avec l’arrivée de smartphone, certains préfèrent rester sur leur poste et surfez voire allez sur les réseaux sociaux.

Pourtant, une pause ne devrait pas se faire avec un écran. Respectez votre corps et votre cerveau qui ont besoin de se reposer et de changer de mode de fonctionnement. Comme arrêter une activité cérébrale par une activité manuelle, créative, une activité statique par une en mouvement…

Pour finir, le cerveau doit se ressourcer, la mémorisation fonctionne avec des temps de repos et de sommeil afin de faire le tri et de stocker les informations dans la mémoire long terme.

Pour mieux faire, planifiez vos pauses, allez bavarder, prenez l’air, marchez…en télétravail, nettoyez vos claviers, télécommandes, smartphone…

Conclusion sur votre nouvelle organisation

Avoir une meilleure organisation au travail, vous permettra d’être plus efficace, plus productif et plus calme, détendu voir plus créatif, en bref vous en retirerez beaucoup et gagnerez du temps et de l’énergie. Etes-vous prêt à changer et adopter aussi le télétravail efficacement ? La suite sur le télé-travail la semaine prochaine.

Pour aller plus loin

Organisation

Visitez notre page sur l'organisation avec un large panel de méthodes, astuces pour vous améliorer.

Comme apprendre à mieux planifier,

Trouver des outils informatiques performants, avec des tutoriels vidéos...

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