Comment mieux s'organiser ? en 15 outilsVous ne savez pas par où
Savez-vous vraiment gérer votre temps ?
Êtes-vous suffisamment productif et efficace dans votre travail ? Ne pourriez-vous pas faire mieux sans plus d'effort ?
C'est ce que nous allons voir ensemble à travers un quiz et des ressources complémentaires pour s'améliorer, encore et toujours ;-).
De nos jours, entre les réductions de budgets et d'effectifs qui nous donnent plus de travail, nous sommes de plus en plus sollicités. Il faut en faire plus, produire plus sans être mieux rémunéré étant plus stressé et sous pression.
Quiz de compétence en gestion du temps de travail
1. Avez-vous tous les jours votre to do list avant de commencer à travailler ?
Car cela permet d'enchaîner les tâches sans avoir à réfléchir et chercher ce qu'il faut pour la suite.
Effet Zeigarnik
La psychologue Zeigarnik a mis en évidence que les personnes se rappelaient plus facilement des tâches interrompuES que celle terminées ! Ces tâches non terminées envahissent notre cerveau et nous font perdre notre concentration. Une to do list vous sert justement à réduire cet effet.
2. Connaissez-vous vos biorythmes ?
Un levier très puissant pour mieux gérer sa journée, ses actions ainsi que son stress, sa fatigue, sa concentration. Téléchargez notre exercice pour en prendre conscience afin d'améliorer votre vie et votre travail en cliquant ici.
3. Hésitez-vous souvent ? Est-ce que vous vous reposez les questions plusieurs fois pour être sûr et ne pas faire de mauvais choix. Ou bien vous remettez en doute vos précédents choix ?
Un système de prise de décisions et de priorités aide pour cela, nous en parlons dans d'autres articles.
4. Procrastinez-vous un peu, beaucoup, à la folie ?
Cela arrive à tout le monde et de plus en plus surtout avec les smartphones, les réseaux sociaux, la démotivation en entreprise... Il faut apprendre à vaincre la procrastination.
5. Etes-vous fatigué, stressé ou parfois perdez-vous de la motivation au travail ?
Comme la procrastination, il existe des façons de lutter contre cela, ce qui améliore votre train de vie et votre niveau de bonheur personnel.
6. Manquez-vous souvent de concentration ?
Travaillez en équipe ou en open-space trouble la concentration. Mais encore une fois des solutions existe et nous vous en donnerons.
7. Fixez-vous des dates d'échéances à chacune de vos actions au travail ? Si oui, sont-elles de courtes durées ?
Une date permet de se motiver et "challenger" afin de faire plus vite, en temps et en heure. Mais une date proche challenge d'avantage et évite la procrastination ! La loi de Parkinson nous apprend que le temps de travail nécessaire à une tâche se contracte au fur et à mesure que le temps alloué à celle-ci se réduit ! Profitez-en. Vous pouvez réaliser des planning ainsi, et même utiliser la méthode Gantt.
8. Si vous planifiez déjà le court et moyen terme, évitez-vous de planifier sur le long terme ?
En effet au-delà de 6 mois les événements changent tellement que vous perdrez votre temps.
9. Pensez-vous qu'il soit nécessaire d'avoir un plan d'action complet avant de commencer un nouveau projet ?
Avoir un plan d'action permet de savoir où l'on va et pourquoi on fait le travail demandé. De plus, cela vous permet de voir votre avancement ce qui est encourageant et motivant contrairement de naviguer dans le flou et l'obscurité, ce n'est jamais motivant ni productif. Au contraire, nous avons tendance à ralentir involontairement ou dans le cas contraire d'aller plus vite avec engouement.
Pour ceux qui travaillent sur ordinateur
10. Répétez-vous plusieurs fois les mêmes actions ?
Avec les outils technologiques, il est possible et je dirai indispensable d'automatiser les tâches, voir nos tutoriels sur les logiciels par exemples comme pour les outils de la suite bureautique Office.
11. Démarrez-vous votre journée en regardant vos e-mails ?
Très mauvaise habitude que 90 % des personnes ont ! Cela provoque une montée de cortisol au cerveau et apporte du stress dès le début de la journée.
Idem pour le vendredi soir, ne prenez pas connaissance de problème que vous ne pourrez pas gérer avant lundi matin, surtout si vous voulez éviter d'y penser tout le week-end !
Utilisez par exemple la méthode CAP, voir la vidéo ci-dessous :
12. Vous copiez en double certains documents pour ne pas les perdre, les sauvegarder ou les utiliser ailleurs ?
Avec l'avancée technologique, il n'est plus nécessaire de faire des doubles de vos documents ! Vous risquez de faire des erreurs, de mal gérer les versions et surtout vous perdez du temps alors que d'autres outils peuvent le faire mieux, vite voire même en tâche de fond sans que vous ayez à faire quoi que ce soit une fois paramétré.
13. Utilisez-vous les raccourcis claviers comme "Ctrl+C" ou "Pomme+C" ?
Il y a beaucoup de raccourcis claviers pour des actions que nous faisons tous les jours ! Comment gagner du temps avec son ordinateur ? Commencez par les raccourcis 😉 .
14. Votre Bureau contient-il beaucoup de fichiers et documents de tous types dont certains pour lesquels vous avez oublié l'existence ?
Pour retrouver vos documents, ce n'est pas la meilleure idée, surtout qu'ils ne seront pas sauvegardés dans le Cloud par exemple avec Office 365 ou Google drive.
Alors, avez-vous besoin d'améliorer votre efficacité ?
Répondez en commentaire avec ce que vous faites ou ne faites pas de correcte.
Le saviez-vous ?
Chaque minute de planification fait gagner 10 minutes d'exécution !
En chiffres :
Soit 1000 % de rendement du temps investi dans ses journées, semaines, mois.
Exemple :
Si vous passez 10 minutes par jour cela peut vous faire gagner 2 heures.
Une enquête à démontré qu'il est possible d'obtenir un gain de temps gagné de 25 % en commençant une gestion du temps efficace.
Alors commencez maintenant à être plus efficace au travail.
Vous avez beaucoup à y gagner.
Pour commencer vous serez plus relax, plus rapide, vous pourrez mieux planifier votre temps en fonction de vous afin d’être en phase avec votre énergie (fatigue, concentration, …) il existe des moments plus propices pour se concentrer durant la journée ou encore pour se reposer et ne pas insister dans le travail.
C’est la même chose pour les réunions, le téléphone, les e-mails, les réseaux sociaux !
