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gestion du temps et productivité

Doubler votre productivité simplement avec la méthode 3-2-1

Nous avons de plus en plus de mal à gérer notre temps, tout du moins à avoir du temps pour soi. Nous cumulons d'avantage de responsabilités. Le temps paraît plus court et plus rare malgré les avancées technologiques qui sont censées, nous faire gagner du temps comme les achats en ligne, aspirateurs robots, sauvegardes dans le Cloud, partage de documents en ligne, informations partout sur les réseaux, objets connectés, téléphones intelligents, portail électrique, assistant virtuel, etc.

Il nous faut donc décider de la répartition de notre temps et gérer les priorités pour décider de ce que l'on fera et de ce que l'on repoussera à plus tard pour ne pas dire à jamais.

A ne pas confondre avec la règle des 3 secondes :

Lutter contre la peur, la procrastination, décompter de 3 à 1. Le concept est le suivant : il faut se lancer sans réfléchir plus de 3 secondes sinon on risque de trouver des excuses pour ne pas passer à l'action. Donc faire le décompte intérieurement en passant à l'action.
règle 3s

Conseil pour la règle des 3s 

  • Ne pas commencer à 1 car cela  donne la possibilité et le risque de compter jusqu'à dix voir plus ;
  • Commencez à bouger à 1 provoque une action physique,  vous empêche de procrastiner ;
  • Penser au bénéfice en faisant le premier pas ;
  • Pendant que vous avancez, vous comptez jusqu'à 3 sans penser à autre chose, restez concentré sur le bénéfice tout en étant en mouvement vers l'action finale ;

Ainsi, cela vous permet de vous lancer sans hésiter, sans avoir peur, honte ou tout autre gène qui vous empêche de passer à l'action.

Autres cas utilisation de cette règle des 3 secondes  :

- Oser dire ce que l'on veut.

Comment fonctionne la technique de productivité 3-2-1 ?

Une nouvelle technique simple vous permettra d'avancer dans vos tâches tout en prenant du bon temps pour vous ET en gagnant en estime et en confiance en soi.

Partagez cette technique au maximum de personnes, étudiants, parents, collègues, responsables…

  1. Définissez 3 tâches que vous devez faire impérativement ce jour.
  2. Ensuite, prenez 2 tâches que vous devriez faire dans la journée.
  3. Et pour finir, choisissez une tâche qui vous ferez plaisir de faire aujourd'hui.

Ainsi, vous avez 3 tâches pour la journée avec des niveaux de priorités définies. Vous n'avez plus qu'à suivre l'ordre de la suite en commençant par les 3 premières tâches avant de pouvoir ralentir la cadence en faisant la liste de 2 tâches et en bonus vous avez la tache final pour vous faire plaisir.

Cela permet d'augmenter l'estime et la confiance en soi. En effet, vous aurez accompli 3 actions importantes, jusqu'au bout sans retarder ni procrastiner…Ensuite, vous avez pu en faire un peu plus, donc cela va bien augmenter votre estime.

Et pour booster votre motivation, votre volonté, et votre productivité, voici la technique :

  • Chaque matin, créez une liste de 6 objectifs qui suit le  schéma ci-dessous :
  • Quelles sont les 3 choses que je dois accomplir aujourd'hui ?
  • Quelles sont les 2 choses que je voudrais accomplir aujourd’hui ?
  • Quelle est la chose la plus intéressante à faire aujourd'hui ?
to do list

Exemple de liste de tâches 3-2-1 :

  1. Envoyer un contrat à un client important
  2. Relire la proposition d’un fournisseur
  3. Répondre aux e-mails clients
  4. Préparer la réunion de la semaine prochaine
  5. Écrire un article de blog sur un sujet pertinent en relation avec notre activité
  6. Examiner les déclarations fiscales du PDG

Second temps pour renforcer votre engagement

La liste ne doit pas être interprétable par quelqu'un d'autre que vous. Mais une fois que vous avez écrit votre liste, envoyez-la à un tiers de confiance. Cet acte de responsabilité est important ; il vous engage dans un contrat implicite pour accomplir (à tout le moins) le premier élément de la liste.

Lorsque votre journée se termine, envoyez à votre tierce partie de confiance l’état de vos liste de tâches comme ci-dessous :

  • Tâche 1 : terminé
  • Tâche 2 : terminé
  • Tâche 3 : en cours de traitement
  • Tâche 4 : en attente
  • Tâche 5 : en attente
  • Tâches 6 : en option, si du temps reste disponible

Astuce productivité pour mieux réussir à appliquer la règle 

Ne vous contraignez pas à un horaire fixe sur votre agenda. Des événements divers et variés arrivent tout le temps (un appel téléphonique, un e-mail à écrire, un collègue qui a besoin de vous sur un problème ne concernant pas votre liste, etc.).

Avec la technique du 3-2-1, vous pouvez être flexible. Et au bout du compte, l’important est simplement d’établir vos priorités et d’avancer sur vos tâches, peu importe le moment que vous vous y attelez. Alors pourquoi laisser un emploi du temps pré-planifié difficile à suivre vous stressez ?

productivité

Astuce productivité bonus pour garder la motivation

Pour garder la motivation et s’entraîner à appliquer cette règle, voici une astuce supplémentaire. Appliquez cette astuce pendant 3 semaines, soit 21 jours environ, et comme toutes les habitudes qui s’imprègnent en moyenne dans ce laps de temps, non seulement vous aurez déjà gagnerez beaucoup de temps, mais en plus de cela votre habitude vous permettra de faire vos listes plus facilement et plus rapidement qu’au premier jour. Vous allez donc gagnez encore et encore du temps.

Astuce productivité secrète...

Pour aller plus loin dans le gain de productivité

Avec le temps gagné, utilisé en un peu pour vous former d’avantages sur vos tâches les plus importantes afin de devenir encore plus expert en la matière. Ainsi, vous irez encore plus vite.

Exemples

  • Prenez des cours de dactylo ou d’informatique pour saisir plus vite au clavier ;
  • Apprenez les raccourcis claviers de vos logiciels ;
  • Apprenez une langue étrangère pour éviter de traduire ou faire traduire.

Il s’agit donc de développer des compétences de votre travail quotidien pour être plus performant et donc plus productifs et entrez dans un cercle vertueux .

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