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Gestion du temps

To do list : gagnez 25 % de temps en procrastinant... euh non en planifiant ! 

Les To do list ont été mises en avant dans les années 90 par Brian Tracy, auteur et formateur à succès américain. Un peu old school non ?
Et bien, sachez qu'il existe mille et une façon de les faire et les utiliser. 
Il est possible de mixer plusieurs outils pour s'organiser. Il en existe de plus en plus, surtout des variantes avec l'informatique.
Tel que les simples outils de prise de note comme les blocs-notes synchronisés dans le Cloud, dont certains offrent des fonctionnalités supplémentaires.
Voici des exemples de fonctionnalités que vous pouvez retrouver dans des outils de gestion de tâches : 
  • Ajout d'une date de début et/ou de fin
  • Rappels par notifications
  • Envois automatique d'e-mails
  • Ajout de contacts pour planification dans l'agenda
  • Partage avec vos collègues ou contacts extérieurs, pour faire du collaboratif
  • Multiplier les zones de saisies pour différencier des sujets (classeurs, cahiers, bloc, thèmes, pro/perso...)

Mais alors les to do list, sont elles encore des outils efficace de nos jours ? Si oui comment les utiliser efficacement ? Comment font les personnes les plus performantes ? 

Nous allons voir ensemble, comment gagner 25 % de son temps grâce à les meilleurs bonnes pratiques, les logiciels et méthodes pour planifier son travail, ses projets. Ce qui va de paire avec une amélioration de sa gestion du temps.

Comment faire une planification efficace avec les to do list

Pour commencer, une méthode que peu de personnes utilisent, et ceux qui l’utilisent ne le font pas entièrement. 
85 % des Américains admettent qu’ils ne savent pas comment définir les priorités aussi bien qu’ils le voudraient.
Sachez que l'une des habitudes des millionnaires est de commencer leurs journées à partir d'une liste.  Si vous commencez à travailler à partir d'une liste, vous augmentez votre rendement de 25 % chaque jour d'après une étude américaine !  Voici comment faire :
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    Chaque matin, la première chose à faire avant de répondre à vos mails ou appels téléphoniques, est une liste de toutes les actions ou tâches à faire pour la journée qui démarre. (= To Do List).
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    De plus, il faudra faire votre liste triée par priorités décroissantes.
  • Vous gagnez 25% de temps dès le début ;
  • Au bout de 3 semaines environ, vous aurez l'habitude ;
  • Appliquez la règle des 80/20 à votre liste ;  voir comment utiliser le 80/20 de Pareto
  • Exercice Pareto sur 10 tâches, deux feront la différence.

Comment utiliser votre to do list ? Les bonnes pratiques. 

Faites votre tâches prévue, attention à respecter l'exécution des tâches, une par une, ne vous laissez pas distraire par l'envie de commencer la suivant parfois plus attrayante que la présente ! Faites votre tâche, si possible d'une traite, avant de passer à la suivante.  Autorisez-vous une pause ou autre action bénéfique et récompensante une fois la tâche entamée terminée.

Ce qui compte n'est pas le temps passé sur une tâche, mais la valeur de la tâche.

Comment faire une to do list efficace ? Récapitulatif

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    Avant de commencer vos activités de la journée, faites votre liste de tâches du jour (la fameuse to do list) ;
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    Ensuite, triez par ordre de priorités décroissantes ;
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    Exécutez vos tâches dans l'ordre, ne vous arrêtez pas pendant une action tant qu'elle n'est pas terminée. Et ne commencez pas une tâche s'il vous reste une tâche non terminée.

Comment utiliser le levier de la gestion du temps : to do list

Comment le faire, avec quel outil ? Je vous recommande d'utiliser une feuille de papier pour la journée, sinon OneNote pour stocker et planifier vos listes de tâches.
to do list efficace

Levier de la gestion du temps en vidéo : to do list efficace

Dans la vidéo suivante, nous allons voir ensemble comment devenir 2x plus efficace et relax avec le second levier de la gestion du temps que sont les To do list.
Ce n'est pas simplement une liste. Nous verrons qu'il en faut plusieurs, quand faut-il les préparer ? S'il faut les garder et pourquoi ? ...

Comment planifier ? A suivre...

Dans le prochain article, nous allons voir comment prioriser vos tâches avec la méthode ABCD pour encore mieux planifier : article suivant sur la priorisation pour planifier efficacement

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